Como usar Kanban para otimizar o trabalho em equipe?

Publicado em 10 de maio de 2017 às 10:45

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Kanban é uma palavra vinda do japonês e parece representar uma técnica extremamente avançada e complexa. Nada mais é do que um sistema que organiza tarefas de um processo de forma a serem entregues como em uma linha de produção.

É simples assim, e sua implementação pode colaborar no seu fluxo de trabalho, da sua equipe e da sua empresa como um todo! Quer saber mais? Acompanhe abaixo!

Como utilizar o Kanban?

Imagine um quadro grande, posicionado estrategicamente onde todos possam ver. Ele é dividido em colunas, em que cada uma representa uma etapa do status de um processo que sua equipe é responsável.

Em cada parte da divisória existem cartões coloridos, post-its ou outras formas criativas de ilustrar atividades a serem realizadas, de forma que possam ser movimentadas e sinalizar o estado atual da tarefa. Pronto, essa é uma implementação de Kanban!

O processo é usado com o objetivo de priorizar as atividades, otimizando-as em um pequeno intervalo de tempo e garantindo um fluxo contínuo de trabalho, sem sobrecarregar os membros da equipe. Você pode estar com uma atividade problemática em mente, mas, quando olha para o quadro, vê que alguém já resolveu e pode ir para outro passo, sem interromper seu trabalho ou de outra pessoa, buscando informações.

Uma iniciativa simples pode ser criar colunas com o fluxo de cada tarefa — utilizando os status “a fazer”, “fazendo” e “feito”. O processo pode evoluir também para atividades mais complexas, como desenvolver um novo aplicativo. Até mesmo o número de quadros pode aumentar — um para as artes e outro para a programação, por exemplo. Suas divisões poderiam passar a ter análise, protótipo, aprovação de clientes e muito mais.

Montando um quadro

Para que possamos iniciar a implantação do Kanban, o primeiro passo é definir as tarefas a serem feitas. Anote o mínimo possível sobre elas, como responsável, resumo da tarefa e prazo. Com o quadro posicionado e dividido em status, insira seus cartões em suas respectivas colunas, fazendo com que todos saibam suas atividades e se está na hora de trabalhar.

Quando a tarefa é concluída, deve ter sua referência passada a frente, até que chegue em sua versão final. A coluna vazia representa que a equipe responsável está aberta a novas atividades, facilitando a distribuição de trabalho e até colaboração entre os funcionários.

Grande aliado dos métodos ágeis, a prática Kanban mostra o resultado de sprints, entregando uma ótima forma de monitoramento e controle e torna a consulta de cronogramas possível, com um simples levantamento da cabeça. Isso evita distrações e otimiza melhor o tempo dos trabalhadores.

Afinal, por quê utilizar o Kanban?

Se o procedimento é tão simples, por que utilizá-lo? A resposta é exatamente o que você está imaginando: simplicidade. Independentemente de qual área o método for aplicado, o Kanban se trata de um controle visual.

Existem inúmeros motivos para implementar o Kanban, só citamos alguns neste post, e ainda queremos destacar mais um: também é possível utilizar o sistema por aplicativos web e mobile. Com um uso fácil estilo “arrasta-e-solta”, pode-se criar quadros e adicionar listas com cartões, onde você é capaz de inserir textos, imagens, links e acessar de qualquer lugar, necessitando somente da conexão com a internet.

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