Como a transformação digital ajuda uma empresa na prática? Leia o case!

Publicado em 19 de setembro de 2017 às 09:13

digitaltransformation

 

Tranformação digital é uma etapa pela qual as empresas devem passar para sobreviver aos novos modelos de negócios, mas como isso funciona na prática?

No case que compartilhamos com você nesse post, vamos falar sobre a transformação digital de um processo de captura de leads em uma empresa do segmento de planos odontológico. Leia abaixo!

 

Desafio: Transformação digitalmente o processo de captação de novos clientes

Um grupo do segmento de assistência odontológica utilizava formulários em papel para capturar os dados dos colaboradores de empresas que ofereciam o plano empresarial como parte de seus benefícios.

Essas informações eram repassadas ao setor de Recursos Humanos das empresas clientes, que por sua vez tinha a tarefa de digitalizar os dados e repassá-los ao grupo de plano odontolócio.

O desafio técnico era desenvolver uma ferramenta para capturar digitalmente os dados dos colaboradores das empresas e permitir um consultor do grupo acessar estes dados online para gerar um contrato de adesão já preenchido e pronto para ser impresso e assinado.

Para isso, era preciso envolver os setores de agenciamento, marketing e consultores para analisar as necessidades que a ferramenta deveria atender.

Nesse processo, (desde o preenchimento do formulário em papel pela pessoa interessada em adquirir o plano até sua ativação como cliente) existiam diversos problemas que precisavam ser solucionados, dentre eles:

  1.     Tempo de preenchimento
  2.     Tempo total do fluxo (desde do início da campanha de agenciamento até a carteirinha chegar na mão do colaborador)
  3.     Erros de interpretação da letra do colaborador
  4.     Erros de preenchimento do formulário
  5.     Taxa desistência
  6.     Quantidade de pessoas atingidas com a divulgação
  7.     Taxa de Conversão: Pessoas atingidas versus pessoas que concluíam a adesão  


Solução

Conhecer as necessidade das pessoas que usariam a ferramenta e da área de RH que receberiam os dados era fundamental para o sucesso do projeto. Mergulhamos na operação do grupo para entender e acompanhar pessoalmente todos os processos originados pelo formulário em papel.

Entendemos os problemas, alinhamos as expectativas e iniciamos o desenvolvimento de um protótipo, com o cliente próximo e validando cada entrega. Isso garantiu que não houvesse atrasos, retrabalhos e desalinhamentos durante o projeto.

Como o sistema era voltado para funcionários de uma empresa que contrataria um plano odontológico, rodamos o primeiro teste internamente, dentro da JUST e também para a equipe de CallCenter do grupo.

Com mais olhares sobre o protótipo criado, conseguimos melhorá-lo e evitar problemas relacionados à usabilidade da ferramenta, que abrangiam desde a nomenclatura de campos até a forma como o formulário era apresentado para os usuários. Itens simples, mas que fazem a diferença no dia a dia e que muitas vezes os envolvidos não percebem por estarem presos a uma única visão.  

Com os dados coletados no teste do protótipo, reunimos toda a equipe para analisarmos os resultados e pensarmos na solução dos problemas apresentados. Utilizamos dinâmicas de Design Thinking para criar soluções e começamos o desenvolvimento da ferramenta.

A primeira versão do sistema foi testada por um dos clientes do grupo, uma empresa com mais de 1000 funcionários, que receberiam o plano de assistência odontológica. O link para a ferramenta foi enviado por e-mail para esses funcionários que ao final do preenchimento puderam imprimir o contrato de adesão ao novo benefício oferecido a eles.

A JUST acompanhou a primeira utilização da ferramenta e coletou feedback para realizar novas melhorias e desenvolver a segunda versão.


Resultado

O Grupo tinha uma média de 30% de adesão nas empresas que contrataram o plano odontológico. Com o novo sistema desenvolvido pela JUST esse número subiu para 60%. Um aumento de 100%

Entre os problemas gerados pelo formulário em papel, que foram solucionados com a nova ferramenta, destacamos:

  1.     Taxa de abandono
  2.     Adesão arcaica e massante
  3.     Custo com visitas às empresas.
  4.     Fluxo de inscrição
  5.     Acompanhamento dos resultados


Cada negócio terá uma necessidade diferente de transformar seus processos, e essa transformação, dependendo da extensão das áreas nas quais será aplicada, pode ser simples ou complexa. O importante é entender os benefícos da transformação digital, começar de algum ponto e propagá-la a outros processos.

Leia também: Por que todo mundo precisa de transformação digital?

Entre em contato com a Just e saiba como podemos ajudar sua empresa!

Just

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